Meglio un nuovo oggi che una gallina domani

Che cosa significa innovare nello Studio?
Non significa acquistare costosi apparecchi, ma, molto più banalmente, uscire dal circolo vizioso che spesso s’instaura nelle strutture, pure di dimensioni ridotte.

Mi riferisco alla carta che avevamo promesso di pensionare dieci anni fa: siamo partiti a spron battuto al grido: “Adesso si archivia solo in Cloud!”, e, “Mai più carta nell’ufficio!”.
E poi? E poi “Stampami una copia del documento, dai, ché la tengo sulla scrivania” “Sì, sì, è meglio che stampiamo le e-mail, sennò le perdiamo”, e via così. In realtà la maggior parte delle cose vengono stampate un po’ perché siamo abituati alla carta, un po’ perché il foglio non stanca gli occhi come uno schermo, un po’perché possiamo dare la colpa alla burocrazia… Il risultato è che in ufficio c’è una stratificazione di carta, cartelline, documenti tipo rocce sedimentarie (da qualche parte c’è un velociraptor fossilizzato, guardateci bene) che giuriamo PRIMA O POI sbroglieremo. L’unico risultato invece è l’inefficienza del processo e soprattutto un’immensa difficoltà nel reperire ciò che serve, che si traduce in un’enorme perdita di tempo.

Innovazione quindi dev’essere un nuovo corso, un new deal che consenta di risparmiare tempo, spazio e anche alberi e che sgomini quelle prassi che si finisce per considerare necessarie, ma che in realtà non hanno vera utilità e rischiano solo di farci saltare le scadenze.
Continuiamo per un attimo con l’esempio delle stampe: se fosse tutto archiviato e raggiungibile in rete, chiunque sarebbe in grado, in qualsiasi momento, di recuperare il dato che serve. Ma mettiamo il caso che non sia così. Mettiamo il caso che, “Stampo l’allegato della mail del Tribunale e lo metto LI’”. Poi mettiamo il caso che succeda un imprevisto e debba delegare un collega ad eseguire un‘attività che ne richieda l’utilizzo. Nella migliore delle ipotesi quella persona non saprà dove cercare la stampa. Nella peggiore, non saprà nemmeno che ESISTE. Quanto è rischiosa una cosa del genere per professionisti a cui i clienti affidano una parte essenziale del proprio lavoro o della propria vita?

L’innovazione consente di fare in modo nuovo le solite cose, imparando dagli errori, senza dare per scontata la catena che ci porta da un punto A a un punto B: analizzandola, tagliando gli sprechi e facendo prendere una piega virtuosa alle prassi che devono governare uno Studio.

I sistemi informatici aiutano il processo di innovazione? Ovvio, se si utilizzano correttamente. Non serve a nulla spendere per un server dalle prestazioni marziane se il massimo che devo fare è archiviare la posta.  All’informatica però bisogna aggiungere una buona dose di costanza per non ricadere nelle vecchie abitudini, e un piano organizzativo serio.

Per innovare serve tempo.
Quanto? Il tempo necessario ad analizzare ciò che facciamo (ricorsi, bilanci, curatele, contratti, …), a trovare il filo da seguire, a trovare il modo di fissare e controllare i punti cardine.
Quando? Oggi no, ché ci sono le scadenze, domani no ché ho un’udienza, lunedì c’è il corso per i CTU…
Quindi? Quindi il momento migliore è semplicemente ora. Riunione: carta (!!!), penna e OBBLIGO DI SEGUIRE LE DIRETTIVE, perché un’innovazione importante per lo Studio è anche quella di sollecitare, tutti, l’indicazione di programmi e protocolli chiari e precisi da parte dei vertici.

Chiara Caleffi